企業(yè)檔案資料管理

企業(yè)檔案管理辦法 為了將公司檔案納入規(guī)范化管理，特制訂本制度。
、檔案管理內(nèi)容：公司將規(guī)劃、方案、各級文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細(xì)分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
、檔案的查閱：
（）任何人查閱檔案，如需在檔案室內(nèi)短時間查閱可不打借條；如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
（）公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。
、檔案的保護：
（）查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。
（）嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復(fù)制，必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請方可抄錄或復(fù)制。
（）微機室及有電腦的部門嚴(yán)禁為無總經(jīng)理簽名（復(fù)印簽名視為無簽名）的檔案資料（特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料）打印、拷貝或復(fù)印。否則，對責(zé)任人每次罰款元。
（）任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當(dāng)事人罰款元-XX元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當(dāng)事人罰款外，由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失，同時對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款元。未造成損失的，除對當(dāng)事人罰款外，對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款元。
、公司購買設(shè)備時的隨機技術(shù)資料、說明書、裝箱單等，員工外出學(xué)習(xí)時發(fā)放的學(xué)習(xí)資料，聘請師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等，申請購買的技術(shù)資料等，必須在到達(dá)公司小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù)，否則每拖延小時對責(zé)任人罰款元。
、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存，嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)輕重罰款-元，并承擔(dān)公司一切損失。
、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進(jìn)行微機管理，并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無誤。
、檔案管理員每-月份對公司上度在微機內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標(biāo)明名目后，存檔備查。

企業(yè)文件檔案如何管理

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

企業(yè)檔案管理的有效措施

導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

一、企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的位置

企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過程中表現(xiàn)出來的可以對本企業(yè)形成有益的推動的和經(jīng)驗總結(jié)的包括文字、圖像、影音等各種不同的相關(guān)的歷史記錄。企業(yè)檔案管理在企業(yè)中的作用為：1.企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)管理檔案提供的歷史檔案進(jìn)行企業(yè)新科技的發(fā)展;

2.企業(yè)檔案中存在各種有關(guān)企業(yè)發(fā)展的科技檔案，都可以做為推動企業(yè)發(fā)展的知識動力;3.企業(yè)檔案可以完美的表達(dá)企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益;4.企業(yè)檔案能夠?qū)⑵髽I(yè)文化完美的表達(dá)出來。

二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

(一)企業(yè)對企業(yè)檔案管管理工作不夠重視

大部分的企業(yè)檔案管理工作并不是為了企業(yè)自身的管理提高而進(jìn)行必要性工作，一方面企業(yè)是應(yīng)付上級檢查做的一種無耐之舉，另一方面企業(yè)的一些無關(guān)緊要的文檔也有一個“安身之處”

。所以，很多檔案歸檔后再被利用的機率很小，這也可以看出企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作并不重視。因此，企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作不會投入過多的經(jīng)費。因為在現(xiàn)在市場經(jīng)濟引導(dǎo)下，企業(yè)非常重視生產(chǎn)和企業(yè)形象的投入，但是對企業(yè)檔案管理辦公建設(shè)卻很少有更多的投入，有的企業(yè)甚至檔案室建設(shè)得很粗糙，與國家規(guī)定的檔案管理基本建設(shè)要求都達(dá)不到。

(二)企業(yè)檔案管理沒有形成健全的制度

很多企業(yè)雖然建立了企業(yè)檔案管理室，同時也對檔案的收集做了相關(guān)制度的規(guī)定，但是制度中往往會出現(xiàn)漏洞，造成企業(yè)檔案收集不及時，整理出的檔案不健全，因為記錄不全一些借出的檔案無法收回，或有一些檔案記錄被修改等現(xiàn)象。

(三)專業(yè)檔案管理人員不健全

大多數(shù)企業(yè)為了節(jié)省開支，由文秘人員兼任，而文秘工作人員由于工作項目較多，對這攤活無法及時有效的把握，使企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)漏洞的現(xiàn)象并不少見。有的企業(yè)雖然有專業(yè)的企業(yè)檔案管理人員，但是企業(yè)很少進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員對檔案管理工作缺少專業(yè)性和知識性，導(dǎo)致專業(yè)水平下降。

三、加強企業(yè)檔案管理工作的建議

檔案信息量龐大，資源豐富，但是這種資源更多的是企業(yè)的原生資源，如果不加以科學(xué)的歸類，則是一堆無法利用的零散資料。所以企業(yè)檔案管理需要將日常工作中的各類文件資料進(jìn)行積累和歸類，按照科學(xué)的方法進(jìn)行整理，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需要的門類要求進(jìn)行各種分類，進(jìn)而使企業(yè)在發(fā)展過程中提供有效的檔案。

(一)企業(yè)要提高對企業(yè)檔案管理的重視度

對企業(yè)檔案管理的重視首先要表現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)身上，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對企業(yè)檔案管理室的重要性有充分的認(rèn)識。完善規(guī)章制度，具體落實，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任心，切實加強企業(yè)檔案管理工作人員的使命感。

要求企業(yè)檔案管理的工作和思想認(rèn)識都要與時俱進(jìn)，與時代的發(fā)展保持一致。以科學(xué)發(fā)展觀武裝自己。在工作中，利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)完成企業(yè)檔案管理工作。通過企業(yè)上下一心的努力，將企業(yè)檔案管理室建設(shè)成一個信息資源健全，設(shè)備先進(jìn)的檔案管理體系。

(二)規(guī)范企業(yè)檔案管理體制

首先要設(shè)立專業(yè)的檔案管理工作人員，在企業(yè)檔案管理工作人員的協(xié)調(diào)下完善和健全企業(yè)的檔案管理，使檔案管理有一個健全的組織保障;其次是企業(yè)檔案管理必須跟著企業(yè)的步伐前進(jìn)，即年初預(yù)計，年底總結(jié)，平時還要不定時進(jìn)行檢查指導(dǎo)工作，不能成為應(yīng)付上級而做的.樣子貨。

最后是依據(jù)企業(yè)實際情況對企業(yè)檔案管理室制定相應(yīng)的崗位責(zé)任制和考核制度，制定目標(biāo)責(zé)任制，將能否科學(xué)合理的收錄檔案和是否能將檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整合與分離都納入崗位責(zé)任制中去，利用獎罰制度提高企業(yè)檔案管理工作人員的工作積極性。

(三)提高企業(yè)檔案管理人員自身的素質(zhì)

首先要提高企業(yè)檔案管理的職業(yè)道德素質(zhì)，具體的來說，應(yīng)該是企業(yè)檔案管理人員必須根據(jù)事實進(jìn)行歸檔，不能按照個人喜好或個人恩怨行事，這是對檔案和企業(yè)歷史的尊重;

其次，要保證檔案應(yīng)有的安全，對檔案保密是企業(yè)檔案管理工作人員必須具備的專業(yè)素質(zhì)，所有這些都需要企業(yè)檔案管理人員具有很好的專業(yè)理論基礎(chǔ)，所以必須以培訓(xùn)或?qū)W習(xí)的方式提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使他們了解檔案工作的基本方法和規(guī)律。

最后，企業(yè)檔案管理人員要有創(chuàng)新意識，在基礎(chǔ)知識扎實的前提下不斷加強各項業(yè)務(wù)的知識，不斷認(rèn)識新事物，研究新方法，用新的思路來解決工作中遇到的問題，進(jìn)一上不提高企業(yè)檔案管理的工作水平。

四、結(jié)論

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理不可或缺的一部分，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可可以根據(jù)企業(yè)檔案管理工作了解企業(yè)的各項工作狀況，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展不如意的情況，還可以適時調(diào)整管理策略，這可以成為企業(yè)發(fā)展的一個有力的支持;

另外，作為企業(yè)有力的大后方，可以為社會提供企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營成果，為企業(yè)和社會各界溝通作為有力的依據(jù)。企業(yè)檔案管理與企業(yè)的發(fā)展密不可分，它可以為企業(yè)提向經(jīng)營效率和轉(zhuǎn)換經(jīng)營戰(zhàn)略提供有力的保證。所以為提高企業(yè)在市場的競爭能力，還需要不斷提高企業(yè)檔案管理工作。

怎樣做好企業(yè)檔案管理

導(dǎo)語：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實地反映各單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時了解內(nèi)部情況的整體資料，適時調(diào)整策略及決策;而且，還可以為社會和有關(guān)各方對其準(zhǔn)確認(rèn)定提供有效依。

一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問題

近些年來，從總的方面來看，企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內(nèi)，并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而，由于現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理工作卻沒有相應(yīng)跟上。

究其原因，方方面面?？傮w講，包括：一部分企業(yè)對檔案管理工作認(rèn)識不到位，沒有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊伍較為薄弱，尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無法適應(yīng)新形勢下企業(yè)發(fā)展的需求;

加之有關(guān)各項規(guī)章制度不健全，職責(zé)劃分不明確，檔案保護措施不當(dāng)，時有丟失損壞的現(xiàn)象發(fā)生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問題都不同程度地存在。以上問題如不及時有效地解決，對企業(yè)的健康和長遠(yuǎn)發(fā)展都是十分不利的。

二、如何有效加強和完善企業(yè)檔案管理工作

(一)建立健全企業(yè)檔案管理機構(gòu)制定完善有關(guān)的規(guī)章制度

1.及時設(shè)置企業(yè)檔案機構(gòu)在設(shè)置企業(yè)檔案管理機構(gòu)上，要充分考慮企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務(wù)數(shù)量，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定做出正確的選擇。企業(yè)檔案的設(shè)置與調(diào)整應(yīng)本著以下原則：企業(yè)可根據(jù)自身的實際情況和需要自行決定，要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應(yīng)，確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問題。

2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理方面，也提出了更高的要求。像業(yè)務(wù)能力的提升，理論水平的加強，設(shè)備與設(shè)施的配備，各項管理措施的完善等等。具體講，主要是以下幾個方面：首先應(yīng)選好企業(yè)檔案管理部門的負(fù)責(zé)人，這一點十分重要。因為作為檔案部門的負(fù)責(zé)人，如果不具備較高的專業(yè)理論水平，可靠的政治素養(yǎng)，較強的管理及業(yè)務(wù)能力，是很難勝任此項工作的。

其次是對具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業(yè)務(wù)知識及工作經(jīng)驗是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，對檔案工作人員要進(jìn)行定期的專業(yè)知識和操作技能的培訓(xùn)，以不斷提高業(yè)務(wù)技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。

3.加強和完善各種設(shè)備設(shè)施檔案管理設(shè)施的完備，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當(dāng)加以重視，不能湊合。這方面的設(shè)備設(shè)施包括：建立專門的檔案專用庫房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設(shè)備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設(shè)施及措施，并要求指定專人負(fù)責(zé)管理與維護。

由于近些年隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使企業(yè)在檔案整理、存儲、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。但同時也對網(wǎng)絡(luò)信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，務(wù)必使我們充分認(rèn)識到問題的重要性。

為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學(xué)嚴(yán)密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權(quán)限管理體系，充分完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理技術(shù)。應(yīng)該講，各項硬件設(shè)施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質(zhì)保證。

4.依法治檔及完善各項規(guī)章制度認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，堅持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項規(guī)章制度并加以認(rèn)真貫徹落實，是檔案管理工作中的重中之重。應(yīng)當(dāng)說，依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，也是一項基礎(chǔ)性工作。

只有真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化，檔案管理才能發(fā)出應(yīng)有的作用，從而有效地維護好和利用好檔案，使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務(wù)。這里需要強調(diào)的是，所制定的各項規(guī)章制度都必須符合國家的'有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實際情況，不但要具體、規(guī)范，還要有較強的可操作性。要明確檔案管理主要負(fù)責(zé)人和專職檔案管理工作人員的具體職責(zé)，做到有章可循，按章辦事，以利于監(jiān)督、檢查和落實。

(二)加強企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

科學(xué)與規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)檔案部門做好檔案管理的一項重要內(nèi)容和措施。我們必須認(rèn)識到，企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的信息資源，同時也是國家檔案信息資源的重要組成部分。

企業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容，就是針對企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)以及檔案的收集、保管、統(tǒng)計、鑒定等，以達(dá)到企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的目的。

(三)做好企業(yè)檔案的安全與保密工作

企業(yè)檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔(dān)著嚴(yán)守國家機密和企業(yè)秘密的重要職責(zé)，具有十分的保密性。認(rèn)真做好企業(yè)檔案的保密工作，不但維護了國家的安全和利益，同時也最大限度地保障了企業(yè)自身的經(jīng)濟利益與合法權(quán)益。為此，作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密紀(jì)律。具體講，應(yīng)做到以下幾點：

一是要認(rèn)真加強檔案庫房的管理。因為良好、正規(guī)的庫房設(shè)施建設(shè)，能有效地預(yù)防和減少外部不利因素對檔案造成的損害。檔案庫房的設(shè)置從保密方面考慮，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，而且不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層;庫房要與辦公室、閱覽室分開;庫房的門窗應(yīng)設(shè)置專門的加固防護措施;庫房應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度，有專人負(fù)責(zé)，無關(guān)人員一律嚴(yán)禁入內(nèi)。

二是加強絕密檔案的管理應(yīng)該說，絕密檔案的管理是整個檔案保密工作中的重中之重，因此應(yīng)將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設(shè)有保險柜、保險鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應(yīng)有高度的責(zé)任心、事業(yè)心，政治上可靠，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)格遵守規(guī)章紀(jì)律。

三是加強規(guī)范化管理作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時有效地為企業(yè)提供服務(wù)。

怎么做好企業(yè)檔案管理

導(dǎo)語：檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。

第一，領(lǐng)導(dǎo)重視是根本

目前，我們企業(yè)檔案機構(gòu)的發(fā)展水平普遍偏低，這與領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠有很大的關(guān)系。檔案是一種歷史文化遺產(chǎn)，是一種無形資產(chǎn)，它不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，因此，領(lǐng)導(dǎo)常常忽略了企業(yè)檔案的建設(shè)，認(rèn)為只要將文件收好不丟失，保證用的時候能夠查到就行，殊不知這種想法是有失偏見的。

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對檔案室中檔案的價值有清楚的認(rèn)識，知道這些檔案在企業(yè)工作中發(fā)揮的作用，比如：工作中的參考、備查、憑證等諸多文件資料與對企業(yè)發(fā)展的實質(zhì)性影響。

其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加大對檔案室的投入，對檔案室的庫房建設(shè)、設(shè)備完善、人才引進(jìn)都要給予政策傾斜和財力保障。再次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到檔案的服務(wù)性。將檔案的合理利用與檔案的安全保密有機結(jié)合，使檔案建設(shè)向良性循環(huán)邁進(jìn)。

第二，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)

企業(yè)檔案對硬件設(shè)施的投入相對較少，甚至檔案室與圖書室達(dá)不到二分開的標(biāo)準(zhǔn)，一些檔案整理的不規(guī)范，缺少必要的裝具，檔案信息化建設(shè)更是無從談起。由此可見，完善的硬件設(shè)施管理是企業(yè)檔案服務(wù)職能提升的基礎(chǔ)，是做好檔案對生產(chǎn)一線服務(wù)的保障，檔案室只有規(guī)范硬件措施的配置規(guī)模、裝具數(shù)量、計算機配套設(shè)置等基本內(nèi)容，其服務(wù)才能順利的實現(xiàn)，只有最基本的硬件設(shè)施得到保證，企業(yè)檔案才有一個良好的生存環(huán)境，才能通過更為優(yōu)質(zhì)的工作為企業(yè)利用者提供服務(wù)。

第三，完善管理是源泉

在新的形勢下，企業(yè)檔案要不斷開拓進(jìn)取，緊緊跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，突出重點，做到行業(yè)中工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務(wù)到哪里，切實為生產(chǎn)一線服務(wù)。檔案室建設(shè)主要表現(xiàn)在兩個方面：一是加大對本企業(yè)現(xiàn)有檔案的收集力度，擴大收集范圍，拓寬收集渠道，充分做好檔案的收集整理歸檔工作。

此項工作是檔案工作的重要組成部分，是為企業(yè)服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。在工作中，要學(xué)會抓重點，注意收集和保管專業(yè)的、學(xué)術(shù)的與企業(yè)工作密切相關(guān)的資料。二是加大現(xiàn)有檔案成果的轉(zhuǎn)化。檔案中蘊藏著大量的有價值的信息，如何對檔案室的'檔案資源進(jìn)行整合，使死信息轉(zhuǎn)化為活成果，向利用者提供滿意的信息服務(wù)，也是完善建設(shè)的關(guān)鍵所在。

第四，開發(fā)利用是關(guān)鍵

收集來的材料往往是零散的、無序的，不利于檔案的開發(fā)和利用，檔案工作就要從廣泛的信息中選出有保存價值的信息，依據(jù)一定的原則方法，進(jìn)行了科學(xué)的分類、系統(tǒng)的組合排列，以保持文件的歷史聯(lián)系和形成規(guī)律，使其有序化，成為有價值信息，經(jīng)過鑒定，用科學(xué)的方法加以妥善保管，為檔案信息的開發(fā)和利用提供可靠的保證。檔案信息資源要通過利用才能實現(xiàn)其自身的價值。信息資源在利用同時，我們必須注意保持檔案資源的完整與安全，避免流失。

因此，要建立健全檔案管理制度，如檔案員崗位責(zé)任制、檔案借閱制度、利用保管制度、檔案銷毀制度、檔案保密制度等來加強檔案管理。同時制訂科學(xué)的檢索體系，可以加快檔案的查找速度和準(zhǔn)確度，為企業(yè)利用提供快速、準(zhǔn)確的服務(wù)。我們要下工夫編制完備適用、配套的檢索工具，為檔案的開發(fā)利用提供必要的條件。

第五，高新技術(shù)是支撐

企業(yè)單位檔案機構(gòu)管理大多采用手工操作方式，存在著查詢效率低、查詢頻繁、勞動強度大、紙質(zhì)檔案存放占用空間大、管理困難等問題。如今，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機的普及深入到各個單位，根據(jù)查閱檔案的管理制度，在計算機上實現(xiàn)一個查閱流程環(huán)節(jié)，根據(jù)流程最終實現(xiàn)查閱目的。使用計算機進(jìn)行管理，可以避免手工檢索的繁瑣，并根據(jù)查檔者的權(quán)限提供相應(yīng)的檔案，同時也防止失泄密的發(fā)生。這樣不僅方便內(nèi)部查詢，也更好的提高了辦公效率。

第六，服務(wù)觀念是宗旨

檔案人員服務(wù)意識的淡薄嚴(yán)重影響了檔案資料信息的綜合利用，阻礙了社會、經(jīng)濟、文化價值及開發(fā)人力資源價值的充分實現(xiàn)。長期以來企業(yè)單位檔案重保密、輕利用現(xiàn)象嚴(yán)重，未能處理好保密與利用的關(guān)系，檔案室成為純粹的保密室。

在相當(dāng)程度上影響了檔案信息的利用。作為檔案人員要想做好服務(wù)，首先應(yīng)該讓人們了解檔案室的庫藏情況，這是開發(fā)利用檔案信息資源的首要前提。由于檔案工作人員對自身形成的檔案比較了解，在工作中遇到問題很自然地都會想到借助于檔案來解決;

其次是主動服務(wù)，即工作者在熟悉庫藏檔案、掌握檔案利用工作規(guī)律的基礎(chǔ)上，預(yù)測各類用戶的利用趨勢，主動提供檔案服務(wù);最后樹立超前服務(wù)意識，多渠道、多形式地開發(fā)檔案信息，將封閉式服務(wù)變?yōu)殚_放式服務(wù)，將檔案編研與系統(tǒng)提供結(jié)合起來，要想利用者之所想，提供利用者之所需，努力將檔案工作的成果與企業(yè)信息化建設(shè)結(jié)合起來。依托現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和現(xiàn)有平臺，最大限度地滿足以及利用者對檔案信息的需求。

第七，人員素質(zhì)是保障

有些人認(rèn)為檔案工作是一項實踐性很強的工作，只需要在實際工作中摸索、掌握其原則和方法就行，很少有人專門注意對檔案工作的管理知識進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與以應(yīng)用。事實上檔案工作的實踐性固然很強，但檔案工作的專業(yè)性更強，它要求檔案人員必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)，包括履行專業(yè)職責(zé)的能力、學(xué)歷和資歷等。

隨著信息技術(shù)的推進(jìn)，在檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，檔案人員不僅是信息庫的建造者和維護者，更應(yīng)該是檔案信息資源和利用者之間的橋梁和紐帶。要達(dá)到這一目標(biāo)，必須盡快培養(yǎng)一批既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又熟知計算機管理的軟硬件、網(wǎng)絡(luò)、安全防范等技術(shù)的復(fù)合型人才，使其能夠參與檔案信息化建設(shè)的全過程，能夠了解和把握運行過程中可能出現(xiàn)的各種技術(shù)問題，為信息化進(jìn)程儲備好高素質(zhì)的人才。

公司檔案管理制度及流程

公司檔案管理制度及流程
1、檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計工作, 按要求填報檔案統(tǒng)計報表, 并做到迅速、真實、準(zhǔn)確無誤。
2、對企業(yè)的各項工作資料應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。
3、 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)， 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
4、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來進(jìn)行管理。
5、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計。
6、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到賬表相符。
7、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
8、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。
9、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。