檔案整理章

檔案章上六格的內(nèi)容是：

1、第一格：全宗號 。

2、第二格：年度。

3、第三格：室編件號。

4、第四格：機構(gòu)問題。

5、第五格：保管期限。

6、第六格：館編件號。

擴展資料：

全宗是一個國家機構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。

全宗號是各級檔案館為已進館或可能進館的單位分配的編號，用于區(qū)分各立檔單位，也便于日常管理和查詢。

當(dāng)一個單位向檔案館移交過檔案后，檔案館根據(jù)相關(guān)規(guī)則給予移交單位唯一的一個代碼，此后該單位不論哪一種類別的檔案都是這一全宗號，沒有向檔案館移交過檔案的單位沒有全宗號。

老方法整理的檔案一般需要進行裝訂，案卷號則是按照一定的順序?qū)ρb訂后的檔案編制的順序號，同一類別的檔案一般從“1”開始編制。

按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案則是以“件”為單位進行管理，件號同樣從“1”開始編制。

參考資料

百度百科-全宗號

不同檔案門類歸檔章的區(qū)別

檔號章的說法一般在以案卷為單位的整理工作中使用，歸檔章的說法則一般用在以件為單位的整理工作中。

檔號章概念比歸檔章概念大，檔號章包括檔案館（室）所有檔案。歸檔章是機關(guān)單位檔案室在歸檔時蓋在歸檔文件右上角的檔號章。

根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構(gòu)（問題）可以作為選擇項。主要適用于文書檔案，其他門類檔案可以參照執(zhí)行，企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

檔案六格歸檔章尺寸

檔案六格歸檔章尺寸為：1.3cm*0.6cm。
檔案章上六格內(nèi)容：
第一格 全宗號
第二格 年度
第三格 室編件號
第四格 機構(gòu)問題
第五格 保管期限
第六格 館編件號
按國家政策規(guī)定，組織、人事部門所屬的各級人才交流機構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機構(gòu)托管。

會計檔案整理歸檔方法

會計檔案整理歸檔方法

1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

2、“件”含義

(1)單份文件，一份文件為一件;

(2)正件與附件合為一件;

(3)來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、函與復(fù)函)合為一件;

(4)會議記錄、會議紀(jì)要成套性材料每次(期)為一件;

(5)各種報表、名冊、圖冊等，一冊(本)為一件。

3、分類

按年度——保管期限(永久、長期、短期)進行分類整理歸檔。

4、編制頁碼：原則上保留歸檔文件本身的頁碼，如文件本身沒編頁碼的應(yīng)編制頁碼，或者文件有增加的，應(yīng)補充頁碼，用打碼機或黑色的墨水筆填寫都可以。歸檔文件整理方法5、蓋章編號

(1)歸檔文件應(yīng)按分類方法逐件在首頁上方的空白處加蓋檔案章，并填寫檔案章有關(guān)欄目的內(nèi)容。

檔案章格式：

(2)檔案章的`項目及填寫內(nèi)容：

件號：文件的順序號。年度、保管期限(永久、長期、短期)編制1 個流水號，每年斷號。

年度：填寫文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：“2000”

保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久” 注:在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒及時歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

5、裝盒及填寫盒內(nèi)備考表

(1)歸檔文件編號后。按照年度、保管期限、編號順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項內(nèi)容。盒號暫不要編。

(2)填寫盒內(nèi)備考表。

盒內(nèi)情況說明：主要填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可不用填寫; 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名;

檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名; 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

6、填寫歸檔文件目錄：(見圖a1歸檔文件目錄式樣)

圖a1 歸檔文件目錄

(1)件號：編制的流水號;

(2)責(zé)任者：文件的署名者或發(fā)文機關(guān);

(3)文號：文件的發(fā)文字號(沒有文號的不用填寫)

(4)題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實抄錄。原文沒有標(biāo)題的應(yīng)加擬標(biāo)題，原文標(biāo)題不能說明內(nèi)容的，應(yīng)重擬標(biāo)題。凡加擬的標(biāo)題都外加“[]”號;(舉例: [關(guān)于重點建設(shè)項目建檔工作的]補充通知

(5)日期：指文件形成的日期;例:2005.01.01

(6)頁數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁數(shù);(注意：正反面)

(7)備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見標(biāo)號;

(8)歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。

7、編寫歸檔說明

歸檔說明的內(nèi)容包括：

(1)單位的名稱;

(2)單位領(lǐng)導(dǎo)名單及任免時間;

(3)當(dāng)年的主要工作情況

(4)當(dāng)年檔案歸檔情況。

8、檔案目錄夾的整理(見歸檔文件目錄封面式樣)

按年度——保管期限排列的順序?qū)w檔說明和歸檔目錄用目錄夾(紅色檔案目錄夾)裝訂成檢索目錄冊，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。

檔案專用章有哪些

1.檔案所在地印章

2.接受處的印章：

如果公司有存儲檔案的權(quán)力，公司有印章就可以

如果公司沒有權(quán)力，需要委托的保管檔案公司的印章

如何整理檔案

如何整理檔案

機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)?、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領(lǐng)導(dǎo)及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀(jì)念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應(yīng)當(dāng)排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎?wù)?、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)?、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結(jié)論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。