余姚位于浙江省東北部、寧波市西部，是我國綜合實力百強縣(市)。與此同時，余姚市還是是浙江省歷史文化名城之一、浙江省全域旅游示范市，擁有國家非物質文化遺產姚劇、余姚土布制作技藝等。該地不僅歷史資源豐富，且具備現代產業(yè)優(yōu)勢，摘菜產業(yè)發(fā)達，有著“中國榨菜之鄉(xiāng)”的美譽。因此，余姚有著豐富的檔案資源。在數字化時代，檔案管理的現代化已成為各行業(yè)提升效率、保障信息安全的重要手段。余姚也積極跟上時代發(fā)展步伐，開展檔案掃描工作，并且衍生出許多專業(yè)的檔案掃描公司。

　　企業(yè)選擇余姚檔案掃描公司最大的一個優(yōu)勢就是可以節(jié)約人力物力成本。傳統的檔案整理工作最需要的只有兩個東西，一是檔案存放場地，二是實體檔案整理人員。然而，檔案掃描不同于前者，它更需要的是兼具檔案管理能力和計算機信息處理能力的復合型人才。更重要的是各種專業(yè)化的數字化設備和先進技術手段。如果企業(yè)選擇自行進行掃描工作，則需要投入極高的成本做好前期準備工作。

　　余姚檔案掃描公司會用到的掃描工具包括：

　　檔案數字化加工流程，了解到數字化過程中所用到的設備除了電腦，最常用也是必須要用的就是掃描設備。

　　一、高速掃描儀。高速掃描儀又稱饋紙式掃描儀，適合檔案紙張狀況好、無損壞的的檔案。體積小攜帶方便，掃描速度快、且質量高，但每次不能放太多檔案，同時使用成本也較高。在需要“圖像質量”和“穩(wěn)定性”上保持高水準之外，“高掃”的核心當然是“高速”。如在精益掃描儀產品分類中，工作組級產品的處理速度在每分鐘15-30頁，部門級產品在40-60頁，生產型產品則至少要達到100頁。

　　二、平板掃描儀。平板式掃描儀適合檔案紙張狀況相對較差、易破損的檔案。平板掃描儀操作較為簡便且使用廣泛，掃描時秩序將檔案放入玻璃板上，對檔案原件基本不造成傷害。

　　三、大幅面掃描儀。顧名思義，大幅面掃描儀適合紙張長寬較大的檔案(如大型圖紙或畫冊等檔案)。此類掃描儀常見于工程類圖紙檔案的掃描，以保證掃描圖片的完整性。

　　四、非接觸式掃描儀。適合已裝訂成冊的檔案或圖書。此掃描儀無需接觸檔案就可掃描，一方面保護了檔案原件，另一方面無需拆卷節(jié)省了掃描時間。此外，對于一些博物館或檔案館里年代久遠的紙質古籍，也可使用此類掃描儀，從而保護檔案的安全性。

　　五、拍照機，也可稱為高拍機。該工具對檔案材質及樣式無特殊要求，紙質檔案、實物檔案均可掃描，且速度快，體積小方便操作，但掃描圖像有時會受環(huán)境光線影響，所以比較注重掃描環(huán)境。

　　除了以上幾類掃描設備外，在實際項目中，將會根據檔案實際情況選擇不同的設備。

　　余姚檔案掃描公司原則時的注意事項：

　　首先，由于檔案事關重大，可能包含許多組織或個人的隱私。因此，在檔案數字化外包服務機構的選擇上，首先需要注意的就是該公司是否資質齊全，如若是涉密檔案，還要檢查涉密資質是否完善，安全保密工作是否到位，是否存在外資背景，或者是否涉及外籍工作人員等情況。除此之外，對于進行檔案數字化外包服務的工作團隊，需要簽訂保密協議，并做好人員登記備案。

　　其次，開展數字化工作需要先制定好工作方案，從總體規(guī)劃到具體的實施行動都需要做好精細化的管理，將檔案數字化工作拆分量化，便于企業(yè)在進行檔案數字化外包服務時做好監(jiān)督管理工作。組織可以對比不同檔案掃描公司給出的方案，根據本組織內檔按實際情況，選擇最具性價比的檔案掃描公司進行合作。

　　最后，檔案數字化服務離不開設備的支持，如完成電子目錄錄入工作的保密使用電腦，進行檔案掃描工作的各類型號的掃描設備，進行信息化數據存放使用的管理查詢軟件及設備等等。因此，組織在選擇檔案掃描外包服務公司時，應特別注意對比各個公司的掃描設備是否齊全、功能是否完善。