社保業(yè)務檔案整理

社會保險檔案管理的解決辦法
（一）社會保險檔案管理：將紙質檔案轉換成數(shù)字檔案存檔
社會保險經(jīng)辦機構出于業(yè)務辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。
（二）社會保險檔案管理：根據(jù)社保檔案類別進行分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
（三）社會保險檔案管理：建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標準
建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構的模式將系統(tǒng)自上而下構架成為組件與業(yè)務組件、業(yè)務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網(wǎng)絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統(tǒng)一的網(wǎng)絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。
（四）社會保險檔案管理：在全國統(tǒng)一管理下設分支機構
在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社會保險檔案管理的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。
（五）社會保險檔案管理：統(tǒng)一公民社保檔案管理號碼，可供查詢
實行對每個公民發(fā)放社會保障號碼的制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統(tǒng)一起來，由國家勞動和社會保障部的分支機構負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

社保檔案管理規(guī)定

法律分析：社會保險經(jīng)辦機構應當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業(yè)務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。在辦理社會保險業(yè)務過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限》進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

法律依據(jù)：人力資源和社會保障部、國家檔案局發(fā)布的《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》

第一條 為規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理，維護社會保險業(yè)務檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條 依法經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險業(yè)務的機構（以下簡稱社會保險經(jīng)辦機構），管理社會保險業(yè)務檔案，適用本規(guī)定。

社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)

第一條　為規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理，維護社會保險業(yè)務檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規(guī)，制定本規(guī)定。第二條　依法經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險業(yè)務的機構（以下簡稱社會保險經(jīng)辦機構），管理社會保險業(yè)務檔案，適用本規(guī)定。第三條　本規(guī)定所稱社會保險業(yè)務檔案，是指社會保險經(jīng)辦機構在辦理社會保險業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。第四條　人力資源社會保障行政部門負責社會保險業(yè)務檔案管理工作的組織領導。

　　社會保險經(jīng)辦機構負責社會保險業(yè)務檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務指導。

　　社會保險業(yè)務檔案由縣級以上社會保險經(jīng)辦機構集中保存。第五條　社會保險經(jīng)辦機構配備專門的管理人員和必要的設施、場所，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備適應檔案現(xiàn)代化管理要求的技術設備。第六條　社會保險經(jīng)辦機構應當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業(yè)務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。第七條　社會保險經(jīng)辦機構辦理社會保險業(yè)務過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限》（見附件）進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。第八條　社會保險業(yè)務檔案分類應當按照社會保險業(yè)務經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度-業(yè)務環(huán)節(jié)”或“年度-險種-業(yè)務環(huán)節(jié)”的方法對社會保險業(yè)務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。第九條　社會保險業(yè)務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會保險業(yè)務檔案的具體保管期限按照《社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。

　　社會保險業(yè)務檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業(yè)務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。第十條　社會保險經(jīng)辦機構依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務。第十一條　社會保險經(jīng)辦機構應當對已到期的社會保險業(yè)務檔案進行鑒定。

　　鑒定工作應當由社會保險經(jīng)辦機構相關負責人、業(yè)務人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。

　　鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應當重新確定保管期限。第十二條　社會保險經(jīng)辦機構對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經(jīng)社會保險經(jīng)辦機構主要負責人批準后銷毀。

　　未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

　　社會保險經(jīng)辦機構應當派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。第十三條　社會保險經(jīng)辦機構按照有關規(guī)定，將永久保存的社會保險業(yè)務檔案向同級國家綜合檔案館移交。第十四條　社會保險經(jīng)辦機構有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責任：

　　（一） 不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的；

　?。ǘ?偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；

　?。ㄈ?玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的；

　?。ㄋ模?違規(guī)提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的；

　?。ㄎ澹┻`反社會保險業(yè)務檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。第十五條　各類社會保險業(yè)務檔案中涉及會計、電子文檔等檔案材料，國家有特別規(guī)定的，從其規(guī)定。第十六條　本規(guī)定自2009年9月1日起施行。

　　附件：
　　社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限